Projektmanagement

Für meine Projekte habe ich immer gerne eine DIN A4-Seite als Überblick, was denn alles zu tun ist. Dafür habe ich einen eigenen Projekt-Management-Plan erstellt, der eine gute Mischung aus ToDo-Liste und Zeitplan ist. Er eignet sich vor allem, wenn man an mehrere Projekten gleichzeitig arbeitet:

Projekt-Management-Plan (PDF)
Download Projektplan (PDF)

Wer eher einen Zeitplan braucht, wird mit einer Google Suche nach „Tagesplan PDF“, „Wochenplan PDF“ oder „Monatsplan PDF“ schnell fündig. Sehr gut gefallen mir z.B. die Vorlagen von https://www.kalenderpedia.de/

Wer nutzt denn heute noch Papier Pläne?

Und ja, ich verwende wirklich noch Papier! In Zeiten der Über-Digitalisierung hat man zwar die besten Tools zur Verfügung, beispielsweise Trello, Jira oder Asana. Die benutze ich natürlich auch in den Projekten, doch in der täglichen Arbeit brauche ich weiterhin was greifbares vor mir. Das nutzt die haptischen und visuellen Funktionen des Gehirns, ich kann drauf rumkritzeln, gelbe Klebezettel verteilen, abhaken oder durchstreichen.

Probiert es doch mal aus! Es gibt nichts befriedigenderes als einen Wochenplan, der am Freitag aus lauter durchgestrichenen Elementen besteht. Im Ticket System verschwinden die einfach, und man sieht immer was noch alles zu tun ist – und der Berg Arbeit wird gefühlt niemals kleiner

Zusammenarbeit mit dem Whiteboad

Für komplexere Zusammenhänge habe ich es gerne eine Nummer größer mit einem Whiteboard. Ich brauche dafür ein Whiteboard oder FlipChard, bunte Klebe-Zettel, Magnete und Stifte. Und habe damit alle kreativen Freiheiten der Welt.

Aufgabe: kämpfe dich durch die ganzen DSGVO und Security Vorschriften

Mal ist es ein Zeitplan, mal ist es ein Teamplan (wer macht was), mal ist es ein Launch-Countdown (tausend Kleinigkeiten vor dem Launch), mal ein Konzeptbild für einen komplizierten Task. Ich kann beliebig gruppieren, strukturieren, Klebezetteln-Farben eine Bedeutung geben, Pfeile malen, zusammenfassen oder unwichtiges weglassen, Smilies oder Aufkleber verteilen, Symbol-Magnete verwenden und vieles mehr. Wer künstlerisch veranlagt ist, kann sogar eine Bikablo Grafik daraus raus machen!

Ziel eines Whiteboards ist Übersicht für alle Beteiligten zu einem bestimmten Thema: um was gehts, wer macht was, was ist zu tun, was hat Priorität, wo stehen wir gerade.

Warum nimmst du dafür nicht ein digitales Tool?

Ein digitales Projekt-Management Tools ist immer eine eierlegende Wollmilchsau: es soll vollständig sein, alle Informationen an einem Platz zugreifbar haben, Rückfragen und Kundenkommunikation abdecken, Zeitpläne und Milestones, Zuständigkeiten und vieles mehr. Es gibt zwar auch Dashboards, aber ich finde die immer überladen und unübersichtlich.

Im Sprint Planning oder Team Meeting stehen am besten alle vor dem Board, jeder kann Zettel kleben, ergänzen, das Board gestalten, dadurch wird es zum Kommunikations-Tool. Man kann viel besser diskutieren, wenn etwas visualisiert ist, und Gedanken weiterentwickeln. In der IT hat man oft anstrengende Detail-Diskussionen – auch diese finden ihren Platz im Gesamtbild, und man kann zum Hauptthema zurückkehren ohne es abzuwürgen.

Das Board hängt optimalerweise an einer zentralen Stelle im Büro, damit wird es zu einem Ankerpunkt. Auch hier gibts wieder das geile Gefühl, einen Zettel in den erledigt Block zu schieben, und alle sehen dass sich was getan hat. Der nervöse Chef ist beruhigt, wenn er vorbei läuft und sofort sieht woran gearbeitet wird – und die blöde Frage: wo stehen wir gerade entfällt.
Wichtig: keine Mitarbeiter exponieren mit sowas – jeder kann mal einen fiesen Task erwischen! Den sollte man dann weiter aufteilen oder zurücknehmen.

Und das beste: es kann mit einem Schwamm komplett gelöscht und neu gestaltet werden, ohne Altlasten: neuer Sprint, neues Glück!

Die digitalen Tools hat man ja trotzdem, und bei Bedarf schreibt man die Ticket-Nummern auf die Klebezettel, damit ergänzen sich die Welten.
Wichtig für Kollegen im HomeOffice: das Board abfotografieren und hochgeladen, damit sie mitbekommen was los ist. (super App dafür: https://www.microsoft.com/de-de/p/office-lens/9wzdncrfj3t8)

Viel Spaß damit, und ich freue mich über Ergänzungen und Rückmeldungen in den Kommentaren!